Word jij ook gek van die mailtjes van je collega’s en van je baas?

Vandaag kwam in mijn sessies “Communicatie” de opmerking aan bod dat er heel snel intern mails verstuurd worden. Door tijdsdruk stuur je vaker een mailtje om je verwachtingen kenbaar te maken. Dit komt dan bij het betrokken personeelslid in de mailbox terecht en je hoopt dat hij/zij er quasi onmiddellijk werk van maakt.
Gebeurt het bij jou ook dat je er nadien nog eens achteraan moet gaan, omdat er geen opvolging aan werd gegeven, zoals jij had verwacht…?
Verspilling van energie dus.

Dit heeft enerzijds te maken met het duidelijk verwachtingen kunnen communiceren. Anderzijds raakt het de problematiek van het gebruik van de juiste communicatiekanalen.
Gebruik jij op je werk het meest efficiênt communicatiekanaal?

Er zijn twee communicatiecircuits:

  1. het persoonlijke circuit
  2. het parallelle circuit

Het persoonlijke communicatiecircuit is bedoeld voor:

  • persoonlijke boodschappen, voor niemand anders bedoeld
  • boodschappen die anders kunnen overkomen dan dat ze bedoeld zijn en dus emotionele reacties kunnen teweeg brengen (weerstand, boosheid, ironie,…)
  • boodschappen die een verandering van gedrag van het personeelslid beogen (bijsturing, feedback, aanpassing, initiatief, …)
  • het laten ventileren van verzuchtingen en het geven en krijgen van rechtstreekse feedback
    en loopt altijd top-down én down-top of intercollegiaal.

Het parallelle communicatiecircuit is bedoeld om:

    • louter informatie door te geven, de nadruk ligt hier uitsluitend op
    • grotere groepen samen te informeren (groot bereik)
    • weinig ruis of verdraaiingen in de communicatie te verkrijgen door de snelheid én door het niet-emotionele karakter
    • iedereen dezelfde boodschap te geven om misverstanden en interpretaties te voorkomen
      en verloopt top down.

Individuele feedback verloopt niet via het parallelle circuit en de gebruikte communicatiekanalen daarbinnen; dit zou onethisch en onprofessioneel zijn.

De persoonlijke commmunicatiekanalen zijn tweegesprekken, telefoontjes, kleine meetings. Het gebruik van mail, chat en sms is hier zeer gevaarlijke en onprofessioneel in de werkcontext.

De parallelle communicatiekanalen zijn vergaderingen, mails, sms, blog, website, intranet, teamoverleg, ad valvas, personeelskrant, facebookpagina, directiemededelingen, rapporten, apps. Het gebruik van tweegesprekken en telefoontjes is hier volledig uit den boze.

In bedrijven, scholen en organisaties zijn er overlappingen en worden de kanalen door elkaar en niet systematisch gebruikt. Dit zorgt voor verwarring.
Een audit van uw communicatiestructuur brengt opheldering.
Vraag vrijblijvend informatie over de aanpak op info@karinaverhoeven.com.

Wij plannen kortelings een workshop van 3 uur over interne communicatiekanalen, nl. op 24 maart in Gent-Lochristi. Noteer deze alvast in uw agenda.

Share This