November communicatie: jouw gelukkoffertje?

Een merkwaardige titel? Neen hoor, november is de maand van stilstaan bij het leven en de daarbij horende communicatie is niet altijd evident om te voeren.

Hoe communiceer je met nabestaanden? Maar wordt het nu een kaart of een bezoekje? Hoe deel je een overlijden mee van een collega aan je personeel en anderen? Moet je als teamcoach rouwmogelijkheden voorzien? Wat zeg je in een afscheidswoord tijdens een plechtigheid?

Wat ik vorige zaterdag meemaakte bij het overlijden van Camiel? Een unicum…

Hoe communiceer je met nabestaanden?

Het tonen van je medeleven met het verlies van een dierbare kan schriftelijk in de vorm van een condoleancebrief of –kaart, maar ook door een telefoontje, een bezoekje of na de uitvaartplechtigheid. Welke vorm het dan ook is, dat is niet belangrijk. Je moet kiezen waar je je goed bij voelt, wat jou past. Het belangrijkste is, dat je oprecht iets van je laat horen.

Maar wordt het nu een kaart of een bezoekje?

Hoe heb je het overlijden vernomen? Was het via de krant of een digitaal bericht of via derden? Een reactie wordt over het algemeen erg gewaardeerd. Persoonlijk zou ik deze in deze situatie schriftelijk aanraden. Heb je zelf een gepersonaliseerde rouwbrief ontvangen, dan moet je sowieso reageren. Ben je zelf een erg goede vriend des huizes of een familielid, dan wordt verwacht dat je dit ook doet voor de begrafenis. Tijdens zo een bezoek spreek je natuurlijk alleen maar over de overledene. Andere onderwerpen zijn helemaal uit den boze.

Veel mensen weten niet zo goed wat ze moeten zeggen of doen als ze iemand moeten condoleren. De etiquette schrijft niet voor hoe je iemand moet condoleren. Je zult dus zelf moeten bepalen wat je doet en zegt. Je kunt daarbij het best je gevoel laten spreken en doen wat jou op dat moment goeddunkt. Je kunt condoleren met een handdruk en de woorden “Gecondoleerd met het overlijden van …’ of “Innige deelneming” of gewoon niets zeggen, maar … door je handdruk alleen al kan heel veel laten merken in welke mate jij steun betuigt. Je kunt ook zeggen of schrijven hoe erg je het overlijden vindt, herinneringen aanhalen die je aan de overledene hebt. Wees jezelf, volg je gevoel en doe het gewoon.

Het kan gewoon niet om je condoleances over te brengen via mail of via sms. Dat getuigt niet van echte aandacht. Het beste schrijf je de tekst altijd met je persoonlijk handschrift, zelfs wanneer je een voorgedrukte kaart stuurt. Houd de tekst kort en eenvoudig en beperk je alleen tot herinneringen aan de overledene en aan steun aan de nabestaanden.

Hoe deel je een overlijden mee van een collega aan je personeel en anderen?

Als een van je medewerkers overlijdt, licht je best zo spoedig mogelijk zijn of haar collega’s in. Jij moet dat als leidinggevende ook zelf doen, zodat ze het nieuws niet via een derde hoeven te vernemen. Zijn jouw medewerkers geografisch verspreid, dan is het beste ze telefonisch te contacteren, zodat ze het nieuws via het management zelf vernemen en niet via de persberichten. Uiteraard kan dit ook door een interne medewerker gebeuren. De klanten en de leveranciers kan je op de hoogte brengen van een overlijden van een personeelslid door een schriftelijke boodschap, of via een mail die in een aangepaste stijl en vorm opgesteld is.

Ook als een familielid overlijdt van een medewerker breng je best zijn of
haar collega’s zo spoedig mogelijk op de hoogte. Dat gaat het makkelijkst via de interne communicatiekanalen.

Moet je als teamcoach rouwmogelijkheden voorzien?

Als een teamlid overlijdt, dan is het aan te bevelen om in naam van jouw bedrijf of organisatie een plaats te voorzien voor een foto van de overledene, met daarnaast de mogelijkheid om in een rouwboek een boodschap voor de familie neer te schrijven.

Bovendien kan je aan je personeel de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan een team afscheidsritueel, of aan de begrafenis of aan de crematie. Naar de betrokken familie toe is het belangrijk dat er altijd een contact is vanuit de organisatie, vanuit het team of vanuit het bedrijf.

Wat zeg je in een professioneel afscheidswoord tijdens een plechtigheid?

Je troost de nabestaanden door hem, vanuit jouw positie, de laatste eer te bewijzen. Tracht te bewegen tot een begin van aanvaarding en zingeving. Je haalt herinneringen op op aan wat de overledene heeft betekend voor zijn gezin, familie en vrienden, voor de school/organisatie waar hij werkte en voor de gemeenschap waarin hij leefde. Leg de nadruk op het positieve in het leven van de overledene. Spreek niet over het leed van wie achterblijft. Vermijd overdrijving en breedvoerigheid. Je toont respect door sober te blijven. Lees de grafrede langzaam voor, vermijd oogcontact met de rouwenden in houding en toon.

 

Wat ik vorige zaterdag meemaakte bij het overlijden van Camiel? Een unicum…

Vorige zaterdag was het de begrafenis van Camiel. Een man, die mij in het verleden op professioneel vlak, heel wat positieve uitdagingen bezorgde.

Camiel, was Camiel, zoals Karina, Karina is en zal blijven.

Op het einde van de begrafenis trad een van zijn dochters op de voorgrond en zij vertelde een zo mooi verhaal dat ik wil meedelen. De juiste woorden weet ik niet meer. Dus ik vertel dit mooie verhaal na in mijn eigen woorden:

Een van mijn vriendinnen voelde zich vorige zomer niet zo goed en zei tot zichzelf “Vandaag trek ik een eenvoudig wit katoenen jurkje aan en ik ga wat haken in het park. Het is zomer, zalig haken in het park. Ik steek mijn haren niet op, maar vlecht ze in een lange vlecht.” “Ik doe gewoon natuurlijk”.

En ze ging naar het park, nestelde zich in het zonnetje op een bank onder een prachtige boom en begon te haken en te haken, oeps, drie uur later merkte ze ineens een oud vrouwtje op dat op de bank tegenover haar zat te glimlachen. Ze legde haar haakwerkje opzij om naar huis te gaan en de oude vrouw wenkte haar. Ze zei: “Dank je wel dat je mij zo een gelukkig uurtje hebt bezorgd. Ik heb je in mijn gelukkoffertje gestoken”. Mijn vriendin antwoordde: “Jouw gelukkoffertje? Wat is dat voor iets?”. Het vrouwtje antwoordde: “Tja, dat is een koffertje waar ik alle personen of momenten insteek die mij voor eventjes gelukkig maken. Als ik jou zo zie haken, met je vlecht op je schouders, met je mooie witte katoenen jurkje, in de zon, tegen de mooie donkergroene bladeren van de bomen, dan word ik gelukkig. Dan neem ik jouw parel van geluk en zet ik die in mijn gelukkoffertje. En jij zit nu in mijn gelukkoffertje. Dat doe ik zo met iedereen die mij gelukkig maakt persoonlijk of op eender welk moment. Dank je wel lieve meid”.

In de kerk bij het overlijden van haar vader vroeg de dochter van Camiel of elk van ons een parel over Camiel in onze gelukkoffer hadden gedaan. Ik weende. Wat een mooie boodschap! Niet alleen over Camiel.

Wat een magische boodschap als we parels over elkaar in onze persoonlijke gelukkoffer kunnen brengen!

Karina

Share This